WFH 居家辦公初心者攻略:教你怎麼規劃工作環境、集中精神3招、選購便利小物!

無論台灣或日本,2019冠狀病毒(COVID-19)都大大改變日常生活,台灣升高到第三級警戒後,越來越多人改為居家辦公(WFH;Work From Home),日本也從2020年開始有許多企業轉型為「在宅勤務」。在家工作到底要如何集中精神、自我管理,有沒有推薦購買的方便小物,這篇文章為大家一一介紹與整理!

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從疫情開始的新工作型態!目前在日本的「居家辦公」狀況

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日本於2020年1月16日確診了第一位 COVID-19 病例後,疫情逐漸擴散。為了減少人與人的接觸,曾經提出「時差出勤」,也就是公司行號調整員工的上班時間,以避開尖峰時刻的人潮,但確診人數仍不見減緩,2020年4月7日實施了第一次的「緊急事態宣言」,呼籲民眾避免不必要、不急迫的外出,藉此機會加上日本政府的推廣,許多企業陸續轉型成新工作模式,讓員工可以遠端工作テレワーク),也就是在辦公室以外的地方上班,在家工作則稱為「在宅勤務」,除了降低出門的風險,也讓員工能更自由地運用時間。

WFH初學者必看!3招基本功規劃居家辦公生活

建議方法 ①:保持原本的作息時間

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居家辦公可以減少通勤時間,很多人便乾脆睡到最後一刻再開始工作,但要進到100%的工作狀態,需要緩衝時間,因此建議保持原本的作息,把原本的通勤時間拿來悠閒吃早餐、沖個晨澡,或是簡單做個瑜伽保持身心平衡,也可以用來增加與家人互動的機會。當然,按時吃飯、適時休息也很重要,工作環境雖改變,但養成每天一貫的生活習慣,是能更容易進入「居家辦公」狀態的基本方法。

建議方法 ②:工作前先寫好待辦事項

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居家辦公沒有和上司、同事在同一個空間,不會有人緊盯著你工作,只能講求自律。一開始居家辦公一定不太習慣,也容易被其他家務雜事耽擱,因此工作前推薦先把待辦事項寫下來,才能更有規劃地掌握工作進度。

建議這份待辦事項要盡可能細分,以自己的標準判定輕重、緩急,標出處理順序。每個待辦事項前可以加個方框,完成之後打勾,可增加闖關般的成就感。決定做事順序時,則建議把難處理的事情往前排,萬一都排在後面,很有可能拖到最後就發懶,煮個晚餐後,又想拖到明天了。

建議方法 ③:善用共享工作平台,與同事保持聯繫

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居家辦公除了自律,與同事之間的溝通也成為一大課題,除了透過訊息、通訊軟體聯絡,也可嘗試使用NotionTrello跨平台協作工具,讓工作團隊的成員都能在同一個平台上,掌握彼此的想法與工作進度。居家辦公因為無法當面討論,喪失許多「閒聊」的機會,但對於創作型工作者來說,這些「說小事」的時機往往都能延伸出靈感,透過記錄與分享,也能多多少少彌補互動的不足。

不知不覺就攤在沙發滑手機?教你居家辦公時集中精神的3種方法!

推薦辦法 ①:劃分工作區與休息區

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很多人改成居家辦公後,最開始的難關就是很難集中精神,建議大家首先要做的,就是把原本的居住空間分成「工作區」與「休息區」。家一直是我們最能放下心休息的地方,熟悉的環境下特別容易懈怠,同樣地,原本感到自在的空間若帶進了工作,真的要休息時反而無法完全放鬆,因此必須重新界定空間使用。工作區中也要避免放置小說、漫畫、遊戲等可能會讓人分心的東西。

推薦辦法 ②:在家上班也穿得像上班!

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居家辦公不出門,節省了通勤路程,也省去了治裝打扮的時間,但如同居家空間必須重新劃分工作區與休息區的道理一樣,換上原本要上班時穿的衣服並適度化妝,心理上也能有「要開始上班了」的啟動感,要開始集中,再加上居家辦公後開會多改用視訊,若還穿著睡衣居家服,可能會讓人感到不專業,尤其是與客戶開會時更要注意。

推薦辦法 ③:找出屬於自己的「工作模式ON」儀式

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大家可以想想看,之前上班時,一開始會做什麼呢?有人會幫自己泡一杯咖啡、熱茶,有人會幫小盆栽澆水,有人會播放某首歌,建議把這些習慣延續在居家辦公時,成為屬於自己的「工作模式啟動」儀式!前面提到的劃分工作區、在家也要換裝打扮,也是類似的道理。居家辦公最需要找出切換模式的方法,才能讓工作時得以集中,下班後可以放鬆。

這些便利小物,讓居家辦公更順利!

利用超音波芳香噴霧器,使得精油得以散發在空氣之中
圖片來源:MUJI無印良品

居家辦公室坐墊推薦推介有靠背的坐墊

日本的坐墊用品專門品牌EXGEL的坐墊
圖片來源:EXGEL

整理好居家工作的模式與養成習慣後,還可考慮添購一些便利的商品,為居家辦公的設備升級!如果是與家人同住或家中有小孩,擔心視訊開會或打字吵到家人,可選購好一點的耳機電腦鍵盤滑鼠。久坐機會變高,未來如果居家辦公的機會變更多,則建議可購入優質的座墊辦公椅。想要提升居家品質者,則可考慮入手一台香氛機,挑選幾款有助於集中精神的精油,透過氣味提升居家辦公的品質與舒適度,可說是轉換心情的速成法。

許多日本企業已經嘗試了一年多的居家辦公模式了,雖然仍有不少待磨合的課題,但這樣的新工作型態未來只會越來越常見!大家也可以趁這個機會,不僅保護自己、避免外出,養成了自律有效率的工作模式,絕對能讓自己更有競爭力!

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整理撰文:issue 2021.5
責任編輯:Nene

2021年05月28日更新

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